采购部操作流程图

采购是保证企业进行产品开发，保证质量，提高生产效率，进行成本控制的关键环节。 然而，很多企业出现采购管理疲软无力、混乱不堪的局面，或者运行效率低、成本高，给企业造成很大的损失。企业特别是中型或大型的企业，为了企业的正常运行，必须健全采购管理组织和采购管理流程。

一般来说，采购管理包括采购计划、采购申请单的下达、执行、到货接收、检验入库到采购结算的全过程，采购部需对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

为达到这一目的，企业应对采购的每一阶段都建立相应的流程，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，这有利于采购管理工作的顺利开展。

下面是采购管理中的几个常见流程，仅供参考。

采购管理总流程

序总经理 号 2 4 5 6 8 绩效评价 付款入账 办理退货 采购绩效考核表、采购评价报告 组织验收 跟催监督 采购物资验收报告、入库单、购结算申请单、采购及单据、退货单 审批 办理结算 合格 审批 审核 审核 选择供应商 供应商调查表、供应商质量评价表 询价议价 配合 编制采购计划 申请采购 财务部 采购部 部门 采购申请单、 采购计划书 相关 相关规程/表单 1 审批 询价记录表、比价议价记录表 3 起草合同 签订合同 采购合同 下订购单 备货 采购订单、 货物催交单 7

采购管理总流程说明

流程节点 编制采购采购部 计划 1 审核 审批 财务部 总经理 审核是否在预算内以及相关信息的准确性 审批是否同意采购计划 收集市场调查信息和资料，选择合适的供应商进行询价，询价结束2 询价议价 采购部 后，应与供应商进行比价和议价 选择供应3 商 起草合同 审核 4 审批 签订合同 采购部 下订购单 下达订购单 1.了解供应过程是否正常，确保能按时交货。发现交货延迟等状况5 跟催监督 采购部 时，采购员应及时进行催交、补救 2.供应商发货后了解承运人的相关信息，跟踪货物在途中的状态 1.组织通知质量部检验，并将厂商、品名、规格、数量以及验收单组织验收 采购部 号码填入检验记录表 6 合格 采购部 1.交货判定合格后，将货物标识合格，填写检验合格单，并通知仓储部办理入库手续 2.质量部验收不合格的货物，由采购部进行退货处理 审核采购货物的和单据，与合同条款对照，确认无误后办理付办理结算 7 付款入账 财务部 更新财务帐 对采购效果进行评价，评价采购人员的绩效和部门绩效，并对供应8 绩效评价 采购部 商进行评审 财务部 款手续，并向供应商索要货物和货单；财务付款结算前，必须由总经理审批签字 审批通过的合同按合同规定的时间、方式办理付款，并入账，同时采购部 财务部 总经理 采购部 其提供样品进行检测或试用，并填写供应商质量评价表 根据谈判和磋商结果确定采购合同的内容、格式和具体要求 审核采购合同相关条款 签字审批 合同审批后，与供应商签订正式合同 根据供应商开发、选择标准选择供应商，通过初审的供应商，要求通确认 责任人 工作说明 汇总整理各部门提交的请购单，制订采购计划，并应与相关人员沟

采购申请管理流程

序总经理 号 执行采购 订购单 审批 审核 审批 采购预算 采购需求计划、采购计划书 库存调查 采购需求汇总表 汇总采购 需求 填写采购申请表 物资请购单 财务部 经理 提出采购 申请 采购管理制度 采购 采购员 相关部门 相关规程/表单 1 2 3 4 5 6 所需物资 采购到 否 替代品采购申请 采购合同 入库 使用

采购申请管理流程说明

流程节点 责任人 工作说明 1.各部门应根据日常经营活动需要，提出采购申请 提出采购 1 申请 量、需求的日期、预算金额等内容 采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分2 汇总采购需求 采购员 析，制订采购计划 3 库存调查 采购预算 审批 4 审核 采购员 采购员 采购经理 财务部 查核采购物资库存情况 进行采购预算，上交采购经理审批 审批采购预算 对采购申请进行预算复核，并交总经理审核 审批签字，特别是数额较大的采购项目，必须有总经理的审批审批 总经理 签字 采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购5 执行采购 采购部 工作，参照采购总流程 1.当不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请 替代品采购 2.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重6 申请 相关部门 要物资或者关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与 入库使用 采购合格的物资，交由仓储部入库，分发使用 相关部门 2.各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数

采购询价管理流程

序号 总经理 财务 经理 审核 审核 采购 经理 编制询价报告 商谈价格 制作并发出 询价单 汇总、分析 供应商报价 价格 洽谈 报价 收集汇总 价格信息 采购员 供应商 采购计划表 相关规程/表单 1 2 7

供应商价格 信息表 采购询价单 3 询价供应商名单 供应商报价单 进一步洽谈 洽谈相关条件 4 采购询价报告 5 采购询价记录表 6 审批 审核 确定供应商 签订合同 采购合同 采购询价管理流程说明

流程节点 收集汇总价格1 信息 采购员 制作并发出询2 价单 报价 汇总、分析 3 供应商报价 采购员 在询价截止日期后，汇总并整理所有报价，经过对比分析，编 编制询价报告 制采购询价报告，并交由采购部经理审核 4 审核 采购经理 询价书面报告报采购经理进行审核 根据审核意见或建议，继续与价格合理的供应商洽谈质量、售5 进一步洽谈 采购人员 确定供应商 6 审核 审批 7 签订合同 采购经理 总经理 采购员 后、结算等条件 根据洽谈结果，选择确定综合条件最好的供应商 采购经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核 总经理对采购员最终选择的供应商进行审批 与供应商签订采购合同 后，与各供应商进一步商谈价格 供应商 根据特定的采购对象制作询价单，并向初步选定的供应商发出询价通知询问价格 供应商按照询价要求报价 在规定日期内，将询问得到的价格信息进行汇总、整理、分析库，并初步确定询价供应商的范围 责任人 工作说明 通过各种渠道收集供应商的价格信息，充实采购的价格数据

采购合同管理流程

序总经理 号 审核 制订供应商名单 供应商评审 配合 选择供应商 供应商调查表 采购经理 采购部 供应商 相关规程/表单 1 2 批 审 供应商评审表 3 采购谈判 起草合同 采购 谈判 供应商名单 4 6 9 N N Y 审核 5 审批 修改编制合同 Y 7 签订合同 签订 合同 履行 合同 采购合同 8 履行合同 合同归档

采购合同管理流程说明

流程节点 1 2 选择供应商 供应商评审 采购部 制订供应商 将通过初审的供应商记录形成名单 名单 3 审核 审批 采购经理 总经理 审核供应商名单 审批签字 提出基本的采购要求，向供应商询价，并比价、议价，供应商4 采购谈判 采购部 做出回应洽谈 企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应起草合同 采购部 的意见，配合采购部拟订采购合同 5 审核 采购经理 回相关人员进行修改 审批 总经理 审批签字 经总经理审批后由采购部相关人员汇总相关人员的意见和建6 修改编制合同 采购部 议，对合同中存在问题的地方进行修改 采购合同编制完毕后，与供应商签订《采购合同》，双方代表7 签订合同 采购部 签字盖章 签订合同后，按照合同规定条款履行合同。经办采购员负责对采购部 8 履行合同 供应商 购员应及时向采购经理报告，不能与对方协商解决的，应请示上级是否依法采取措施 9 合同归档 采购部 将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档 合同的履行进行追踪。如在合同履行过程中发生争议，经办采审核起草后的采购合同，核查合同条款，需要修改的合同应返责任人 工作说明 根据采购需要选择供应商 会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审

采购退货管理流程

序采购经理 号 1 2 3 5 6 办理其他手续 办入库使用 取消付款申请 赔偿，取回货物 办理退货 核对信息 退货单 审批 Y 合格 N 处理方案 组织验收 到货 不合格品处理 申请单 采购问题说明、文件 发货 货物验收单 采购部 供应商 相关规程/表单 4

采购退货管理流程说明

流程节点 责任人 工作说明 供应商发货后，采购员跟踪货物运输情况，到货后通知相关1 到货 部门检验 1.采购部进行清点核对，清点货物的数量，逐一检查货物的组织验收 2 采购部 启封，并将清点数量与采购订单核对 2.技术部、质量等协助检验货物 合格 处理方案 3 审批 采购经理 审阅签批处理方案 采购员根据检验结果开具退货单，并与供应商交涉退回、赔办理退货 4 核对信息 供应商 采购部 偿事宜 核对相关信息 供应商核对信息并经双方协商后，由供应商自行取回不合格5 赔偿，取回货物 供应商 物资并进行赔偿 供应商收到采购部的退货后，应及时向采购部办理退款及其采购部/ 6 办理其他手续 供应商 申请 他相关事宜；如果采购部还未进行付款，则应填写取消付款检验货物是否存在质量问题 如有问题，则由采购员及质量检验人员提出具体的解决方案

招标采购流程图

节总经理

采购经理

采购部

供应商

点

1

准备招标 文件、人员 2

审核 编制招标书 3

发布 填报资格 招标广告 审查文件 4

资格审查 5 确定 合格供应商 6

发售标书 购买填报 标书 7

接收投标书 8

组织论证 初步评审 参与评标 9 审批 选取中标者 10

宣布 中标单位 11

签订合同 签订合同

相关规程/表单

采购招标书 资格审查文件 采购招标流程说明

流程节点 责任人 工作说明 准备采购招标文件，成立评标小组。评标小组成员由总经理根据评标内容审批确定，小组成员除专业技术人员外，根据准备招标文件、1 人员 采购部 要，还应有外聘专家。评标小组成员数应为奇数，不得少于5人 编制招标书 2 审核 发布招标广告 3 填报资格审查供应商 文件 购部 根据资格审查条件，对供应商资质、信誉等方面进行审查，4 资格审查 确认其是否符合采购需求 确定合格供应5 商 发售标书 6 购买填报标书 7 接收投标书 初步评审 8 组织论证 选取中标者 9 审批 10 11

宣布中标单位 签订合同 总经理 采购部 采购经理 审批签字 采购部相关人员宣布中标单位 采购经理代表招标方与供应商签订《采购合同》 采购经理 采购部 组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证 选出最终的中标者 供应商填写完毕后递交到采购部 接收投标书 对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不合格的供应商 采购部 向合格的供应商发售标书 通过审查供应商各方面指标，确定合格的供应商 采购经理 采购部 审核招标书 发布招标广告，说明招标项目的名称、地点和任务等情况 填报企业发出的资格审查文件，在规定时间内反馈给企业采编制《采购招标书》，报采购经理审核 采购业务的不同应有财务、预算、研发等相关人员。如有必