浅谈现代档案管理的声像档案管理问题及其对策

及其对策

摘要：档案管理是单位管理工作中非常重要的一部分，特别是随着信息技术的快速发展，档案管理过程中需要面对的档案种类越来越多，音频、视频等档案成为了档案中占比非常大的一部分，因此，在现代档案管理的过程中针对声像档案的管理需要做好更加完备的措施。声像档案具有生动形象的特点，能够很好的展示档案的真是面貌，因此，在档案管理的过程中必须做好声像档案的管理工作，进而促进单位的整体管理工作水平。但是，现阶段的声像档案管理过程中，存在着声像档案管理秩序混乱、收集归档不完整等问题，严重影响着单位档案的完整性。基于这样的情况，笔者将从声像档案管理的价值出发，分析现代档案管理的声像档案管理问题及其对策。

关键词：声像档案；现代档案管理；问题；对策 前言

科学技术的发展，各种智能设备的不断更新，让档案的种类和形式也变得丰富多样起来，同时在各个单位的活动过程中也产生了很多的声像档案。声像档案本身是指各种照片、视频、图画等，并在这些上面配备文字，从而更好的展示活动发生时的真实情况。在现代的管理过程中，声像档案对于管理工作有着非常重要的价值。为了发挥出声像档案应有的作用和效果，必须及时的发现声像档案管理过程中的问题，针对问题逐步的完善声像档案的管理技术和管理手段，从而保证档案整体的完整性，进而提升现代化档案管理工作的整体水平。因此，现代化档案管理的声像档案管理是必须进行的一项工作。

1现代档案管理的声像档案管理的价值

现代档案管理的声像档案管理对于档案管理工作来说是具有非常重要的价值的。一方面声像档案的管理能够很好的弥补声像档案管理落后于整体档案管理工

作的问题，提升档案管理工作的先进性和完整性；另一方面声像档案的管理是对档案的完善和丰富，能够为单位的发展和进步提供更加完整准确的科学数据，最大程度上发挥出档案管理工作的效能。

2现代档案管理的声像档案管理特征

声像档案管理相较于以往的纸质档案管理来说具有非常明显的特征。 第一是档案的呈现形式形象生动。声像档案更多的是以动画和影音的方式存在，这样的额存在方式能够很好的记录事件以及活动的真实情况，查阅档案者能够通过声像档案更加直接的感受到档案的信息，使得档案的可靠性更高，更容易使人信服。

第二就是声像档案的真实性。相较于以往的纸质档案，声像档案的音频、视频等反应的内容更加的客观具体，而且在真实性上由于不容易进行篡改，使得完整的声像档案能够更加真实的反应内容。

第三就是能够在一定程度上丰富和完善档案。在现代化档案管理工作中更加注重电子档案的管理，声像档案的管理能够很好的弥补纸质档案的不足，而且声像档案汇集的元素种类更加丰富，专业性也非常强，能够更好的印证档案所记录的活动事件。

3现代档案管理的声像档案管理问题 3.1声像档案的管理意识不强

声像档案在收集的过程中就是储存在各种各样的设备中，导致声像档案经常出现档案重复叠加的现象，正是因为这样的情况，在实际的声像档案管理过程中，管理人员对声像档案是缺乏管理意识的，认为存在于电子设备中，声像档案可以随时随地的进行翻阅和查看。正是因为这种意识的存在，导致部分声像档案时间长了以后出现了流失，导致声像档案的不完整，给单位的档案管理工作造成了一定的困难，对于档案的保护和利用也造成了一定的影响。

3.2声像档案管理设施落后

在档案管理的过程中一直是以纸质档案为主，现代化档案管理过程中也是纸质档案和电子档案互相辅助，而对于声像档案来说更是比较先进的一种档案储存形式，因此管理的方式和手段都是比较落后的。一方面是声像档案的管理过程中投入不足，部分单位的声像档案管理的硬件设备是比较缺乏的，不仅仅是声像档案本身的拍摄设备缺乏，更是声像档案储存设备的缺乏；另一方面就是对声像档案的管理，声像档案的形式有磁盘、光盘以及视频音频等多种多样，各种形式对储存的环境要求是非常严格的，需要有良好的储存空间作为保障，但是现阶段来说是这样的空间和设备是不完整的。

3.3声像档案的管理模式不健全

档案管理过程本身就是一项对规范性要求非常高的工作，因此，声像档案的管理更是需要专业化和规范化的管理模式。但是现阶段的声像档案管理是缺乏规范化的模式的。其一是管理人员的管理素质和能力是有待加强的，这就导致声像档案在产生的过程中就会出现质量不高的问题，进而在管理的过程中也缺乏专业的能力，导致管理秩序混乱；其二就是管理的模式问题，声像档案自身的特殊性，要求必须及时的进行归档标注，否则很多声像档案将无法发挥出应有的作用。

3.4声像档案管理制度不健全

声像档案的严格规范管理必须有完善的机制作为支撑，必须从活动事件的一开始就把声像档案管理工作置于其中。但是现阶段的声像档案管理制度在各个环节的衔接上是缺乏设置的，一方面是没有把声像档案的管理贯穿于活动事件的全过程；另一方面就是对档案的编配和顺序整理缺乏详细的流程和标准。这在一定程度上都影响着档案管理工作的质量和效率。

4现代档案管理的声像档案管理对策分析 4.1强化声像档案管理意识

思想是行动的先导，声像档案管理工作的提升必须从档案的管理意识抓起，一方面是单位整体对声像档案管理工作的意识，另一方面是档案管理人员对声像档案的管理意识。在实际的管理工作中，第一要强化对声像档案管理工作重要性

的宣传，通过网络媒体等形式，在单位形成积极的声像档案管理工作氛围；第二要结合单位的工作实际，把声像档案管理工作融入进去，以实际情况促进声像档案管理工作的开展，从而促进管理人员的意识提升。

4.2完善声像档案管理的基础设施

声像档案本身就是复杂的档案储存形式，因此，声像档案管理的重点就是保证声像的完整性和准确性，而这一切在很大程度上取决于声像档案管理的基础设施。因此，首先要强化在声像档案管理过程中的资金投入，能够充分的满足声像档案储存和管理的设备要求，保证声像档案收集过程中的完整性和真实性；其次要解决声像档案的存放环境问题，因为电脑、磁盘等所要求的的环境是比较干燥的，对于温度和湿度都有一定的要求，为了保证声像档案的安全性必须解决存放的环境问题；最后就是要注意声像档案的安全问题，一方面是在利用声像档案的时候要注意保密，不该复制的坚决不能复制，一旦发生泄漏要进行严肃的追究。同时，声像档案的销毁也要遵守相关的流程。

4.3加强声像档案管理的有效监督

声像档案的管理是为了更好的印证档案的真实性，因此，要在最大程度上规范声像档案的管理工作，加强对管理工作的监督。其一是要监督档案管理单位建立完善的机制，保障档案管理工作的规范有序。其二是要监督档案管理的安全性，确保声像档案的使用符合相关流程。其三就是要监督档案的移交，要按照规章制度把档案定期的向有关单位进行移交，使得声像档案发挥出更大的价值。

结语

总而言之，声像档案作为档案中非常有价值的一部分，对其的管理是非常重要。特别是随着信息技术的快速发展，声像档案的存在形式和存在数量逐渐的增多，要求单位对声像档案必须加强管理。要针对声像档案管理过程中的人员和设施以及即使问题及时的进行解决，使得声像档案管理紧跟现代化档案管理的要求。

参考文献：

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