对新时期文秘工作的新思考

【关键词】文秘人员；文秘工作；文件管理；综合素质

办公室的工作效率直接关系到整个工作单位的工作效率以及工作目标的完成。新时期，办公室的工作不仅是简单的会议通知、档案管理、文件分发，协调工作等，而应该从更加系统、科学的角度全面理解并落实办公室的各项工作。文秘工作是办公室工作中的关键，是一个单位履行政治职能的重要环节。新时期做好文秘工作值得每一位文秘人员深思。新时期要做工作，必须要深刻理解文秘工作的性质。首先，文秘工作具有服务性。文秘工作的重要职能是为公司的领导班子以及各领导部门和领导干部、职工服务，在整个单位的工作中起到了承上启下、上传下达的作用，具有去足轻重的地位。其次，文秘工作具有政治性。一般情况下，文秘工作主要是为服务领导工作的，在协助领导进行决策以及贯彻党和国家的方针、负有非常重要的责任，一点小的疏忽都有可能造成重大的损失。再次，文秘工作具有从属性。文秘工作属于领导工作的一部分，直接为领导班子和领导人员的工作服务，不能存在，因此具有从属性。最后，文秘工作具有综合性。文秘人员不同于公司的业务员或者主管人员，他的工作范围十分广泛，包括会务工作、文书处理、文书传阅、档案管理、来访接待，甚包括传真、打印、网上传递信息等非常细致的工作。同时，公司各领导的指示，各部门的请示材料、汇报、都是由文秘人员收集、掌握和处理。这些多方面的信息和工作的组合，体现了文秘工作具有综合性。 1、政治素质

其一，具有较高的政治原则性和政治理论水平，必须要通过不断的学习武装自己的头脑，努力思考问题，掌握解决问题的办法。由于大多数文秘工作都是为领导服务的，因此要与时俱进，领会并掌握党和国家先进的领导方针和。将国家的方针与文秘的实际工作相结合，对于一些具体的问题，要形成自己的看法和认识，增强观察问题、处理问题的敏锐性和洞察力。除此以外，应该熟悉有关企业法律的制度和规定，增强工作的责任感。 其二，具有较强的敬业精神。

文秘工作较为繁琐，枯燥，工作任务繁重，经常加班加点，没有节假日。文秘人员很容易产生厌烦的心理，经常抱怨工作天天都有干不完的活，时时有可能要加班处理紧急事情，而且要随叫随到、随到随办、甚至不睡觉不吃饭，直到把事情办完。面对这些枯燥乏味的工作，文秘人员要做好文秘工作，必须具备良好的敬业精神。勤勤恳恳、任劳任怨地工作，具有吃苦耐劳的优良品质，严明的组织纪律性以及雷厉风行的工作作风，这是做一个合格秘书的必要前提。

其三，作为秘书人员要敢于思想，实事求是。

改革和超前的意识要加快加强，在工作中要积极主动，充分发挥主观能动 性，做领导的好助手。此外，在积极工作的基础上要严于律己，廉洁自律，踏实认真的做事，堂堂正正的做人，遇到原则问题一定要诚实、正派。 2、综合工作能力

首先，文秘人员要具备一定的文字功底和熟练的业务知识。业务知识不仅包括专业的文化知识，还应该包括科学文化知识，加上熟练的语言表达能力和恰当的工作方法，相信一定能够抓住文秘工作的要害，为领导提供具有决策性的建议。其次，文秘工作要做好信息反馈，努力提高组织协调能力。办公室的工作不仅要做到对自身岗位的熟悉，而且要熟悉整个部门的情况，不断增强综合管理的能力。文秘的工作主要是长传下达，负责将领导的决策传递到基层，然后将基层工作的落实情况如实的反映给上级领导。因此，信息反馈的工作是秘书工作的中重要环节。一方面要准确理解和把握领导的思想和意图，及时向领导反映他们最为关心的信息，肩负起跟踪领导批示和指示的重大责任；一方面要深入基层，充分调查和研究，将如实的情况反映给领导，领导再做出决策之后，及时跟踪调查，根据具体的工作性质和内容确定自己的工作重点，将文秘的共工作制度化、经常化、让领导感受到文秘工作的重要性。 最后，具有严谨的处理日常事务的能力。秘书的日常工作较为繁琐，复杂。因此一定要做到严密谨慎，精益求精，符合公司办事的原则和规定。一方面，确保文件的传送准确无误，做到“准确、及时、保密、安全”，对“三密”件要专夹传阅、当即阅览当即还退、设置专柜存放，不在保密室外过夜。另一方面，做好文件的管理工作，把好行文关。文秘人员要多学习国家的方针、，法律法规等，博闻强记，在文件的拟办、审核以及催办环节上把好关。对于文件的格式、程序、校对等工作严密谨慎，提高文件的质量。其三，严把印鉴使用关。印章是单位或者领导人的象征，具有一定的权威性。文件或者资料一旦盖上章就

表明这个文件收到了认可，并且正式生效。因此，必须建立健全的印鉴管理制度，对于审批手续严格把守。文秘工作无论是档案管理还是文稿起草、文书处理、接待来访、会议安排等，都是围绕“服务”展开的。为单位服务、为各部门服务、为领导服务、为群众服务，是文秘人员最本质的工作，要想做好新时期文秘工作，必须树立服务意识。首先，为单位服务。办公室是单位工作的“中枢”，而文秘工作则是“中枢”的关键性因素。所以文秘人员要充分发挥其创造性、能动性，使单位的工作有序进行，有章可循，为之提供行之有效的制度。其次，为领导决策服务。领导是文秘人员直接服务的对象，坚持三个标准：“全方位、全过程、高效率”。“全方位”就是从调查研究、信息反馈、起草文案、安排会议到接待来访等都要遵循领导的决策意图，为决策提供更多的支持和依据。“全过程”是指对于决策的准备、形成与实施三个环节要做到全程服务，确保决策的贯彻落实。“高效率”指加强作文、办 事、组会等各项服务工作的质量和速度，使得决策落实的既快又 好。再次，为部门服务。文秘人员要认真履行文秘的工作职责， 在自己的职责以内，将各方面的文件、资料进行分类汇总，为各 部门提供准确无误的资料，协助各部门之间相互协调发展，减少 推诿现象的产生。最后，为群众服务。文秘人员站在了一个特殊 的位置，一方面要面对群众，另一方面又要做好领导的传达，是 单位的窗口，也是领导群众、单位与友邻单位之间相互沟通的主 要渠道，因此，要做好群众的服务工作，热心、耐心做好联络， 确保信息的通畅，以便问题尽快地解决和落实。

综上所述，新时期做好文秘工作是实践科学发展观重要思想 的需要，是服务现代化建设的需要，是领导提高科学决策水平、 把握大局的需要。因此，文秘人员要站在顾大局、讲政治的高 度，以全新的视角对待新时期的秘书工作，积极顺应领导工作的 需要，顺应时代发展的要求，高标准做好本职工作。 一、文秘工作的性质

二、新时期文秘人员需具备的素质

三、新时期文秘工作应做好哪些服务工作

【参考文献】

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□南角加卜（青海民族大学文学与新闻传播学院，青海西宁810007）