样品送样管理办法

1. 目的

加强样品提供过程的管理，使样品提供过程控制程序化、规范化。 2. 适用范围

本办法适用于公司销售部为客户提供样品过程的管理与控制。 3. 职责

3.1 销售部门职责

a 负责对客户的样品需求进行记录，并组织评审（公司现有的产品可直接填写《样品单》 ，特殊情况下呈送总经理签批） ，填写《样品单》 ；

b 负责《样品单》的传递； c 负责样品的催踪；

d 负责样品数量与规格的确认； e 负责样品的邮寄或发运；

f 负责就样品检测与试用情况向客户进行联络与沟通； g 负责向客户收取适当的样品费用（需要时） 。 3.2技术部质量职责

a负责按照《样品单》的要求进行设计开发、检验、评定；

b 负责按照《样品单》的要求对打样过程的半成品质量进行控制；

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c 负责按照《样品单》的要求对样品数量进行验证； d 负责按照《样品单》的要求对样品的有关参数进行逐项检验与测量；

e 负责按照《样品单》的要求对样品的标识与包装进行验证； f 负责就有关样品质量问题向供销公司进行有关事宜的沟通与联络。

3.3 生产部、与综合办公室职责 a 负责提供符合要求的样品；

b 负责向供销公司、品管部提供有关样品的信息； c 负责按照技术质量部的要求试制或开发新品；

d 负责就有关事宜向供销公司、技术质量部保持沟通《样品单》的要求对样品的标识与包装进行验证； 4. 流程（见下图）

销售部（样品申请单） 总经理（审批）

生产部（样品生产指令单）

技术质量部

（设计开发、检验、评定）

综合办公室 （入库单）

发 货（出库单）

5. 控制要求

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5.1 公司现有产品的样品提供控制要求

a 销售部接到顾客样品需求以后，有关人员应当就样品需求的数量、规格以及相关参数要求进行初步地评审，以确定公司现有产品是否能够满足客户要求， 并就付款事宜向客户进行沟通 （样品费在销售费用中扣除） ，样品要求评审通过以后，销售部负责根据客户要求填写《样品单》并签名，再送往总经理审批，然后送达综合办公室签认；

b 综合办对样品单签认以后，将样品单分发生产部；

a) 仓库若有现货即可按照样品单的要求准备样品，并通知技术质量部对样品进行逐项检验；

b) 经过检验，样品符合样品单的要求以后，技术质量部门开具《成品性能检测报告单》一式三份，交仓库一份、随货同行一份(暂存仓库，提货时交销售部，技术质量部存根一份；

c) 仓库对检验合格的样品按照要求通知相应的分厂进行包装，并通知销售部提货，同时办理提货手续（说明：仓库提供样品时所导致的库存包装内产品数量短缺的情况，仓库可根据包装上的编号或标识，通过生管联络并协调相应分厂在适当的时间补充、封装、标识并入库，补充入库的数量计入厂的生产产量， 但入库之前必须通过技术质量部的检验） ；

d) 仓库若无现货，则与生产部沟通，生产部安排厂按照样品单的要求打样并包装，技术质量部门负责打样过程有关质量参数的测量与检验；

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e) 打样（并包装）完成以后，厂通知技术质量部对样品进行检验；

f) 经过检验符合样品单的要求以后，技术质量部门则开具《成品性能检测报告单》 一式三份， 交分厂一份 （入库时作为样品合格的凭证交予仓库） 、随货同行一份(暂存仓库，提货时交销售公司)，品管部存根一份；

g) 样品检验合格以后，厂将样品转交给仓库， 仓库则凭厂提供的 《成品性能检测报告单》并与样品单要求核对，一致后为样品办理入库手续，同时通知通知销售部提货且办理提货手续。

c 如果销售部接到的样品单是公司目前尚未生产过的产品，需要组织开发，销售部则应当将顾客需求信息整理以后交总经理签署有关意见：

a) 总经理同意以后，销售部门将样品单发至技术质量部并签认；

b) 技术质量部将样品单转发给生产部与仓库；

c) 技术质量部负责组织生产部等有关部门对新样品的设计开发方案进行策划（按照《设计与开发控制程序》执行）并向生产部下达《样品生产单》 ，同时对整个试制（打样）过程进行指导。

d) 样品生产完成以后，参照 b 款第 e)、f)、g)项执行； d 销售部将样品发向客户以后，应密切关注顾客对样品质量等有关要求符合性的反馈或投诉，并主动与客户沟通，就有关问

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题向顾客加以说明 ，同时启动《纠正措施与预防措施控制程序》加以改进，且将改进的过程与结果记录于《纠正措施实施通知单》 、 《预防措施实施通知单》之中涉及法律法规要求的按照法律法规执行；

e 销售部按照一般的催款要求对样品款项进行催踪。 6. 涉及文件

a 《设计与开发控制程序》 QNJ/CX/16

b 《纠正措施与预防措施控制程序》 QNJ/CX/14 7. 涉及记录

a 《纠正措施实施通知单》 b 《预防措施实施通知单》 c 《成品性能检测报告单》 d 《样品单》 e 《样品生产单》 8. 记录保存

执行本办法所形成的记录：

a 《纠正措施实施通知单》 、 《预防措施实施通知单》 、 《成品性能检测报告单》 、 《样品单》由技术质量部保存，存期三年；

b 《样品生产单》由技术质量部、生产部保存，存期三年。

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